會務活動策劃公司給大家整理出一些關于高峰論壇活動執行中需要注意的一些小細節，提醒我們一場高峰論壇活動的成功舉辦，不僅需要嚴謹的，全局的策劃統籌，還需要在活動執行方面花費功夫。活動執行的過程能夠順利圓滿，一場高峰論壇活動也就成功了一大半。

       1、在高峰論壇活動開始之前，全局性的總體策劃還是得做，以及高峰論壇活動進程“時間進度表”。

       2、高峰論壇活動開始時參與報到工作，作好協調工作，分發資料。如果與會代表是要交會務費的，還得注意做好收取會務費的任務。

       3、如果高峰論壇活動形式比較鄭重，除電話聯系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系，并取得明確答復（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，這時候需要與印刷廠商協商處理）。

       4、取得高峰論壇活動承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與高峰論壇活動承辦方簽署相關協議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。

       5、制定高峰論壇活動日程表和會議演講稿及相關報告內容，如果高峰論壇活動內容并不涉及內部機密，也可將情況告之高峰論壇活動承辦方，請他們協助制定。

       6、正式高峰論壇活動開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設備），確保萬無一失。

       7、在有了高峰論壇活動承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據“時間進度表”進行及時的詢問，落實計劃的進度。

       8、報到結束后，及時通知高峰論壇活動承辦方最準確的人數、房間數，多出或少出的房間及時與酒店協商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。

       9、一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數。

       10、制定與高峰論壇活動的總目標相一致財務預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會議結束時一并解清。

       11、論壇活動結束后，根據實際情況做出此次會議的總結報告，備檔。

       12、與高峰論壇活動承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

       13、做好論壇活動期間的協調工作。　　

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